Berbisnis merupakan salah satu cara bagi kamu untuk belajar berbagai macam hal, karena di dalam berbisnis kamu dituntut untuk mengurus hal-hal yang barangkali tidak akan kamu urus bila kamu tidak pernah berbisnis.
Dalam hal ini kami berbicara mengenai dokumen-dokumen, serta hal-hal yang terkait legalitas dari bisnis itu sendiri. Salah satu yang harus kamu urus ketika kamu bermain adalah pembuatan kwitansi atau invoice.
Kamu yang memiliki perusahaan ataupun berbisnis secara pribadi tentu saja harus bisa membuat kwitansi yang baik, dan inilah cara tata cara pembuatan kwitansi yang baik dan profesional.
Langkah-Langkah Membuat Kwitansi
Buat kwitansi tampak profesional - bayangkanlah bila kamu memesan jasa ataupun barang kepada satu layanan di internet, dan kwitansi yang kamu terima adalah kwitansi yang ditulis tangan ataupun hitam putih dengan template acak-acakan.
Sudah tentu kredibilitas dari penyedia layanan ataupun jasa tersebut menjadi hancur bukan di mata kamu. Sama halnya dengan diri kamu yang ingin membuat layanan jasa ataupun barang baik itu di internet ataupun secara offline.
Kamu harus membuat invoice yang kamu punya seprofesional mungkin. Langkah awalnya bisa dengan cara mencari tempat yang bertebaran di internet, sebisa mungkin gunakanlah yang berbayar karena biasanya akan lebih bagus.
Akan tetapi apabila kamu kesulitan keuangan tentu saja kamu bisa mencari template-template yang gratis, akan tetapi setelah terlebih dahulu kamu cari template yang terbaik. Pasti ada kok!
Selain itu gunakanlah font yang profesional, hindari penggunaan font yang membuat invoice mu tampak tidak profesional. Kamu bisa menggunakan beberapa font seperti Arial, Calibri, Times New Roman, hingga Seoge UI.
Berikan judul ataupun penanda yang jelas di dalam kwitansi - Bila kamu memiliki klien-klien perusahaan besar, ada baiknya kamu menuliskan judul yang jelas serta penanda-penanda yang jelas di dalam invoice yang kamu buat.
Karena klien-klien tersebut biasanya mendapatkan banyak invoice dari berbagai macam jasa atau pelayanan yang mereka gunakan. Menuliskan kata kata kuitansi ataupun invoice di atas dokumen tersebut tidak membuat kamu dibayarkan dengan cepat.
Dapatkah Anda tersebut diantaranya tulisan kuitansi ataupun invoice di atas dokumen tersebut serta pekerjaan ataupun jasa yang kamu berikan kepada perusahaan tersebut. Selain itu ada baiknya kamu menyertakan kode identifikasi unik di invoice tersebut.
Kamu bisa menggunakan kode angka, huruf ataupun gabungan angka dan huruf yang bisa membedakan kelamin mu satu sama lain. selain itu hal ini juga bisa membantu klien untuk memisahkan invoice-invoice yang masuk ke dalam perusahaan mereka.
Tulis identitas perusahaan dan informasi yang jelas - Kamu harus menuliskan identitas identitas yang jelas di dalam invoice yang kamu kirimkan kepada klien yang menggunakan jasa perusahaan mu.
Adapun beberapa informasi yang perlu dituliskan di dalam akuntansi tersebut adalah sebagai berikut:
- Nama perusahaanmu, alamat perusahaan, serta detail kontak yang bisa dihubungi oleh klienmu.
- Nama perusahaan klienmu, alamat perusahaan klien mu, serta detail kontak yang bisa dihubungi.
Bila kamu merupakan perusahaan perorangan atau perusahaan kecil mikro menengah yang tidak memiliki legalitas yang khusus kamu bisa mencantumkan nama mu sebagai pemberi invoice.
Dalam hal ini misalnya kamu adalah penulis lepas dari website suatu perusahaan besar, kamu bisa mencantumkan nama mu sebagai pemberi jasa dan perusahaan tersebut sebagai penerima jasa.
Tulis jenis pekerjaan yang diberikan - salah satu hal paling penting yang harus tercantum dalam kuitansi adalah jenis pekerjaan yang diberikan oleh kamu kepada klien mu.
Tulislah jenis pekerjaan yang kamu buat secara terperinci, hal ini biasanya akan membantu perusahaan klien mu untuk melakukan perhitungan pembayaran, serta melakukan perhitungan terkait pajak pembayaran.
Apalagi bagi kamu yang menjual barang-barang kepada perusahaan tertentu. Kamu wajib mencantumkan detil masing-masing barang yang kamu jual dengan masing-masing harganya serta jumlah yang kamu jual.
Jangan lupa mencantumkan harga setelah dikenakan pajak, hal ini biasanya sesuai dengan perjanjian antara kamu dengan kliennya sebelumnya. Ada perusahaan yang berbaik hati mau membayarkan pajak pembayaran dari jasa yang kamu jual tapi ada juga perusahaan yang menolak hal tersebut.
Selain itu setelah mencantumkan masing-masing harga dari item yang kamu berikan ke rumah Jangan lupa cantumkan pula harga total dari keseluruhan jasa ataupun barang yang kamu berikan kepada klienmu.
Cantumkan tanggal - Hal penting lainnya yang harus tercantum di dalam kuitansi yang kamu berikan kepada klien adalah tanggal dari berlakunya kuitansi tersebut, Tinggal tanggal jatuh tempo pembayaran dari jasa ataupun barang yang kamu berikan.
Jangan lupa bagi kamu yang merupakan perusahaan penyedia jasa tertentu untuk mencantumkan tempo ataupun masa bekerja dari layanan yang kamu berikan kepada klien mu tersebut.
Misalnya kamu yang memiliki jasa penulis lepas atau desain grafis lepas bisa mencantumkan masa periode kerja terkait dari invoice ataupun kuitansi yang kamu berikan kepada klienmu tersebut.
Bagi kamu yang menjual barang-barang kepada klien, jangan lupa cantumkan tanggal kapan kamu mengirimkan serta kapan barang tersebut sampai di tangan klien yang sudah sesuai dengan perjanjian sebelumnya.
Tuliskan ketentuan lainnya - Seharusnya kamu sudah membuat kontrak kepada klienmu sebelum kamu mengerjakan proyek ataupun menjual barang-barang kepada klienmu tersebut.
Nah nantinya berdasarkan kontrak yang telah kamu buat bersama tersebut kamu bisa mencantumkan ketentuan-ketentuan yang ada di dalamnya secara singkat ke dalam kuitansi yang kamu buat.
Lebih bagus lagi apabila kamu mencantumkan ketentuan pembayaran sesuai dengan perjanjian sebelumnya. Salah satunya mengenai bagaimana cara klienmu akan membayar hingga ketentuan apa yang tercantum apabila kamu terlambat mengirimkan barang ataupun menyelesaikan proyek sesuai perjanjian.
Walaupun hati ini sudah tercantum di dalam kontrak secara terperinci dan detail, penulisan ketentuan-ketentuan semacam ini bisa membantu kamu nantinya dalam menyelesaikan masalah yang bakal timbul.
Komponen Utama di Dalam Kwitansi
Ada beberapa komponen utama yang harus kamu cantumkan di dalam kuitansi yang kamu buat untuk klienmu. Beberapa komponen tersebut adalah:
- Nomor kuitansi yang menunjukkan pembeda antara satu kwitansi dengan kwitansi yang lainnya.
- Pihak yang memberikan uang.
- Pihak yang memberikan jasa.
- Pekerjaan hingga detail pekerjaan ataupun barang yang diberikan kepada pihak pemberi uang.
- Jumlah uang yang harus dibayarkan oleh pihak pemberi uang, tuliskan secara detail.
- Tujuan pembayaran. Tuliskan tujuan pembayaran sesuai kontrak sebelumnya, misalnya melalui rekening tertentu.
- Cap ataupun stempel materai sesuai dengan perjanjian sebelumnya.
Untuk ukuran dari kuitansi sendiri pada dasarnya tidak ada ketentuan yang baku yang diharuskan oleh perusahaan tertentu yang menginginkan jasa ataupun barang darimu. Tapi ada beberapa orang yang membuat template kwitansi dengan menggunakan kertas ukuran A6.
Tapi tidak ada salahnya juga apabila kamu ingin membuat kuitansi berukuran besar misalnya ukuran kertas A4 tegak. Selama seluruh komponen yang kami sebutkan ada dalam kwitansimu maka akuntansi mu sudah dianggap sah dan profesional.
Baca Juga Membuat Laporan Keuangan dengan Mudah, Seputar Infografis
